Methoden + Prozesse

Personal und Prozesse erfüllen hohe Anforderungen

Für eine Objektverwaltung von hoher Qualität

Hausverwalter darf sich jeder nennen – doch noch lange nicht jeder besitzt die erforderliche Qualifikation. Die hohen Anforderungen resultieren aus der Vielfalt und Komplexität der Aufgaben, die der Modernisierung und Instandsetzung, der Buchhaltung, dem Controlling und Reporting sowie dem Miet- und WEG-Recht zuzuordnen sind. Außerdem sind Feingefühl im Umgang mit Menschen, Verhandlungsgeschick, Durchsetzungsvermögen, Loyalität sowie ein Pflicht- und Verantwortungsbewusstsein gefragt. Qualitäten, die das Team der DOP Hausverwaltung in sich vereint.

Buchhaltung

Alle Mitarbeiter sind Fachkräfte – davon zwei Bilanzbuchhalter (Leitung)
Trennung von Buchhaltung / Zahlungsverkehr durch 4-Augen-Prinzip
Mandant-, Kreis- und Objektbuchhaltung
Zahlungsabwicklung über SFirm, EBICS und HBCI
Tägliche Datensicherung (intern / extern) auf eigenen Servern (kein Clouding)
Eigenes Reporting über Monats- und Quartalszahlen

Objektbetreuung

Alle Mitarbeiter sind qualifiziert
Mieterbetreuung mithilfe der Software FlowFact Performer CRM 2017 (www.flowfact.de): Mieter- bzw. adressbezogene Ablage der Vorgänge inklusive automatischer Wiedervorlage
Prozessbasierte und somit qualitätsgesicherte Abläufe bei Kündigungen, Instandhaltungsaufträgen, Versicherungsabwicklungen und Neuvermietung
Objektbetreuung und Objektservice arbeiten Hand-in-Hand für optimale Objektbetreuung
Digitale Archivierung aller Instandhaltungsrechnungen inklusive Volltexterfassung

Objektservice

Alle Hausmeister und Objektservicekräfte sind Immobilien zugeteilt (keine Rotation)
Unsere Hausmeister begutachten Schäden vor Beauftragung der Behebung
Kleinreparaturen führen wir selbst aus – und werden bei mietvertraglich Vereinbarung – an die Mieter weitergegeben
Unsere Mitarbeiter sind bereits viele Jahre im Objektservice tätig
Digitale Archivierung aller Instandhaltungsrechnungen inklusive Volltexterfassung